O processo de compra de uma empresa, apesar de bem simples, se não feito corretamente pode gerar diversos transtornos, desperdícios e até mesmo abrir margem para fraudes.
Um processo correto e bem estruturado evita que compras não autorizadas sejam feitas, ou que materiais sejam desviados, além de possibilitar um controle melhor do orçamento mensal.
Vamos entender melhor o processo de compras – passo a passo!
O planejamento é sempre a etapa mais importante, por isso esse processo começa no PCP. A programação da empresa será responsável por gerar a necessidade de compra de matérias primas ou insumos, avaliando a ficha técnica do produto e a programação de vendas.
Uma vez que a necessidade de compras seja identificada o processo é iniciado, seguindo as etapas abaixo:
Etapas do processo
Fase 1) Solicitação de Compras
A solicitação de compras é uma previa do pedido, que deverá ser usada para aprovação dos setores responsáveis da empresa. Nessa etapa o departamento de programação irá enviar ao departamento de compras a necessidade de material, e o compras por sua vez irá iniciar a cotação ou desenvolvimento de fornecedores.
Uma vez que o compras identificar fornecedores, ele irá preparar um arquivo com o detalhamento das informações, como características físicas, quantidade, preço, impostos etc. A solicitação pode ser feita por dentro do sistema, no caso de sistemas ERP, ou impresso em arquivos feitos no Word ou Excel, independente do formato, a solicitação feita deve ser entregue ao responsável da área para ser aprovada. A aprovação pode ser feita assinando o documento ou validando a solicitação de compras no sistema.
Fase 2) Pedido de Compras
Com a solicitação aprovada e validada pelo setor responsável, a próxima fase é converter a solicitação de compras em pedido de compras enviando ao fornecedor.
Nessa fase é muito importante garantir que todos os itens que serão comprados estejam cadastrados no sistema, com contas contábeis, centros de custo, NCM e todas as definições tributárias, para agilizar o processo de entrada do produto e da NF.
Fase 3) Conferência da mercadoria
Uma vez que o pedido de compras foi enviado ao fornecedor, o material será entregue. Nessa fase é muito importante garantir que aquilo que foi comprado, foi entregue e discriminado corretamente na nota.
Nessa fase é importante realizar uma conferência cega do material, que consiste em entregar ao conferente apenas a lista com os nomes do produtos, sem preços ou quantidades, para que seja conferido sem induzir ao erro. Uma das alternativas aqui é usar o próprio pedido de compras, porém, ocultado as informações de quantidade e valores.
Fase 4) Conferência da Nota
Com a mercadoria conferida, é necessário conferir a nota com o pedido de compras. Nessa etapa é importante certificar que o fornecedor não cobrou um valor maior que o negociado ou realizou cobrança indevida de impostos. Alguns sistemas de ERP bloqueiam a entrada, caso o sistema não faça isso é importante que o responsável pela entrada da nota receba uma cópia do pedido de compras para confrontar com a nota fiscal.
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