Multa na DEFIS para empresas do Simples Nacional — o que mudou em 2025, como calcular e como evitar

• O que é a DEFIS e quem precisa entregar

• A DEFIS é a declaração anual com dados econômicos, societários e fiscais das empresas do Simples Nacional.
• Obrigatória para MEs e EPPs optantes pelo Simples, inclusive inativas durante o ano-calendário.
• A ausência de entrega historicamente bloqueava apurações no PGDAS-D para períodos subsequentes, mas não gerava multa. Agora gera.

O que mudou com a Resolução CGSN nº 183/2025

A resolução introduziu multas específicas para:

1. Não apresentação ou entrega fora do prazo:

• Multa de 2% ao mês-calendário ou fração, sobre o total de tributos declarados na DEFIS (mesmo que já pagos).
• Limitada a 20% do total de tributos.
• Valor mínimo de R$ 200.

2. Apresentação com omissões ou incorreções:

• Multa de R$ 100 para cada grupo de 10 informações incorretas ou omitidas.

Contagem do prazo para multa:

• A partir do dia seguinte ao término do prazo de entrega.
• Vai até a data de entrega efetiva ou, se não entregue, até a data do auto de infração.

Reduções previstas:

• 50% de redução se a declaração em atraso for entregue antes de qualquer ação da Receita Federal.
• 75% de redução se a entrega ocorrer no prazo fixado em intimação.

Importante: Leia a íntegra da resolução para cumprir todos os dispositivos e evitar interpretações equivocadas.

Exemplos práticos de cálculo de multa

Exemplo 1 — Atraso de 2 meses, tributos declarados = R$ 60.000 no ano:

• Multa base: 2% por mês x 2 meses = 4% de R$60.000=R$ 2.400.
• Verifique limites: mínimo R$200,teto20$ 12.000). A multa aplicável é R$ 2.400.
• Se entregar espontaneamente antes de ação fiscal: redução 50% → R$ 1.200.

Exemplo 2 — Atraso de 11 meses, tributos declarados = R$ 30.000:

• Multa base: 2% x 11 = 22% → aplica teto 20% de R$30.000=R$ 6.000.
• Se houver intimação e você cumprir no prazo: redução 75% → R$ 1.500.

Exemplo 3 — Omissões/incorreções: 23 informações incorretas/omitidas:

• Contagem por grupos de 10: 3 grupos (10 + 10 + 3) → 3 x R$100=R$ 300.
• Se corrigir espontaneamente (sem ação fiscal) ao reenviar a DEFIS: aplique redução de 50% → R$ 150.

Obs.: Quando houver atraso e omissões, podem incidir multas distintas: a de atraso sobre o total de tributos e a de omissões sobre as informações incorretas, conforme o caso.

Prazos e relacionamento com o PGDAS-D

• A DEFIS se refere ao ano calendário anterior e costuma ter prazo até março do ano seguinte.
• Sem a DEFIS entregue, o sistema pode bloquear apurações no PGDAS-D de períodos posteriores à data limite, impactando a regularidade fiscal.
• Planeje a conferência de dados societários, faturamento, estoque (quando aplicável), folha e tributos antes do prazo.

Boas práticas para evitar autuações

• Feche o ano com checklists mensais: notas emitidas, receitas por anexo, folha, pró-labore, estoques e eventuais receitas financeiras.
• Concilie com extratos bancários e com o e-CAC (débitos/parcelamentos).
• Valide dados cadastrais e societários (entradas/saídas de sócios, capital social).
• Revise consistência: DEFIS x DAS pagos x escrituração contábil e fiscal.
• Estabeleça um “dia D” de revisão em fevereiro e uma dupla checagem uma semana antes do prazo.
• Use alertas no calendário fiscal e permissões monitoradas no escritório contábil.

Perguntas frequentes

• Minha empresa ficou inativa: preciso entregar? 

Sim, empresas inativas também devem entregar a DEFIS.

• Houve erro após o envio: posso retificar?

Sim. Retificações podem evitar/mitigar multas por omissão se feitas antes de ação fiscal.

• Como saber se houve “ação” da Receita?

Em geral, por meio de intimação/termo no e-CAC. Entregas espontâneas antes disso qualificam para a redução de 50%.

Conclusão

A introdução de multas para a DEFIS eleva a importância do cumprimento rigoroso dos prazos e da qualidade das informações. Com planejamento, conferência e acompanhamento do e-CAC, é possível evitar custos desnecessários e manter a empresa regular no Simples Nacional