Se você trabalha em uma multinacional certamente já ouviu a expressão BUDGET em conversas e reuniões, ou mesmo já foi convidado para participar da elaboração e preparação do orçamento anual. Se você já passou por isso, está familiarizado com essa expressão, caso não tenha familiaridade nenhuma, esse post é pra você!
Nesse artigo, vamos mostrar conceitualmente como é feita a preparação de um budget do zero PASSO A PASSO!
O que é um budget?
Budget é a palavra em Inglês para Orçamento, e consiste na elaboração do planejamento financeiro da empresa para os próximos meses ou anos.
Um budget é um arquivo, feito no Excel, no sistema ERP da empresa ou em outras ferramentas específicas, que aglutina todas as informações necessárias para o planejamento da empresa, tais como:
- Projeção das vendas por período;
- Análise da necessidade de compra de insumos para fabricação dos itens;
- Estudo das possíveis necessidades de compra de novas máquinas
- Avaliação da necessidade de contratação de novos funcionários
- Antecipação das projeções de lucros e margens
Essas e outras informações podem ser obtidas após a preparação de um orçamento.
Veja agora como é o passo a passo para obter essas e outras informações num budget.
Primeira Fase: Definindo as vendas
O planejamento do budget deve começar pelo departamento comercial, com a definição das vendas para os próximos períodos.
Essa definição pode ser feita de duas formas essencialmente:
1- Buscar as informações das vendas dos períodos anteriores e aplicar uma expectativa de aumento para o próximo ano, respeitando possíveis sazonalidades e tendências de mercado.
2- Analisar possíveis contratos que estejam en negociação e definir qual será o volume vendido
Dica Extra: Caso a empresa esteja começando suas atividades, ou não tenha nenhum tipo de informação, é possível definir metas individuais para cada vendedor/ gerente, de forma coerente e trabalhar ao longo do ano para atingir aquela meta.
Com as metas de vendas definidas é preciso montar um arquivo, em Excel ou outra ferramenta, com a quantidade de itens que serão vendidos, respeitando os códigos internos da empresa. Por exemplo:
UND 200
Item: XPTO01
Descrição: Caneta rosa com gliter
É importante lembrar que o objetivo do orçamento não é adivinhar o futuro, e sim antever possíveis acontecimentos. Sendo assim o comercial não precisa acertar exatamente o número das vendas, mas fazendo uma prévia coerente será possível saber, por exemplo, se as vendas irão triplicar e mudar totalmente o cenário das necessidades da fábrica.
Segunda Fase: Entendendo as necessidades de compras
Com o volume de vendas em mãos a próxima fase consiste em definir o que é necessário comprar / fabricar para poder atender aquela demanda de vendas.
PRODUTOS
Para fazer isso é necessário que a empresa, em caso de indústrias, tenha a ficha técnica dos produtos. Nesse caso a controladoria irá multiplicar as quantidades cada componente do item pela quantidade total que será vendida.
Exemplo:
Para produzir UMA Caneta rosa com gliter a empresa precisa de:
1 tubo plastico
1 tampa rosa
1 ml de tinta
0,005 gr de gliter
A ideia aqui será multiplicar cada uma dessas quantidades pelo total de canetas que será vendido.
Explicando de forma reduzida, nessa fase é preciso coletar a informação de cada componente que vai para fabricar o produto e multiplicar pelas vendas.
Com a informação das quantidades vs o volume de vendas é possível saber quanto de cada item precisa ser comprado para determinado mês.
PROCESSOS
Nos processos funciona um pouco diferente. Em caso de indústrias, é preciso observar coisas como:
– Energia para manter as máquinas ligadas;
– Quantos operadores trabalham em cada máquina;
– Quantos trabalhadores indiretos são necessários para manter a fábrica rodando.
Esse tipo de informação poderá ser definida em comitês de orçamento, que são reuniões realizadas durante a preparação do orçamento, para que todos os colaboradores possam pontuar possíveis pontos para observar, como produtividade das máquinas, peças que precisam ser trocadas etc.
Terceira Fase: Investimentos e contratações
Uma vez que já se sabe o volume de vendas e a quantidade de materiais que precisam ser comprados, é necessário avaliar se a capacidade instalada da empresa suporta o volume de vendas que será executado.
Nesse caso é importante entender com a equipe de engenharia, por exemplo, qual é o volume máximo de peças que as máquinas são capazes de produzir por dia, e assim observar se dentro do planejamento de vendas há um volume de vendas maior do que a capacidade das máquinas. Caso a empresa observe que as máquinas tem capacidade inferior ao volume de vendas, é hora de estudar a viabilidade de comprar novos equipamentos, alugar, terceirizar o serviço ou outra solução.
O mesmo serve para operários, se nessa análise a empresa constatar que será necessário rodar em 3 turnos, a controladoria poderá informar ao RH quantos funcionários são necessários em cada turno, decidindo assim se precisarão ser abertas novas vagas.
Quarta Fase: Consolidando as informações
Com as informações acima definidas pela equipe, chegou o momento da controlarodia unificar tudo em um arquivo que mostre:
– Tudo que será vendido
– Quantos insumos serão comprados e qual o custo deles (essa informação vem do compras)
– Quantos colaboradores precisam ser contratados
– Qual a margem de contribuição das vendas: MC = PV – ( CV + DV )
Sendo:
MC = Margem de contribuição;
PV = Preço de Venda ou Receita Operacional Bruta Total;
CV = Custo variável ou Custo das Mercadorias Vendidas (CMV);
DV = Despesa variável.
Ao consolidar as informações a controladoria poderá elaborar prévias de DRE’s baseando-se nas vendas e CPV obtidas no orçamento.
As demais informações como Folha de pagamento, despesas não operacionais, impostos podem ser definidos em conjunto com setores como contabilidade, fiscal e financeiro.
Dicas Extras:
- Criação de um comitê: Para elaborar um bom orçamento é preciso que a equipe interna da empresa esteja comprometida e entenda a seriedade das informações, sendo assim, recomendamos que seja criado um comitê de budget, e que participem dele todos os profissionais que possam trazer informações importantes a respeito do processo da empresa;
- Reuniões periódicas de acompanhamento: Quando a controladoria solicitar informações para algum departamento é importante cobrar e acompanhar a elaboração dessas informações, para isso, recomendamos que sejam agendadas reuniões semanais para acompanhamento e cobrança do envio de todas as informações;
- Considere mais de um cenário: Como dissemos acima, não se espera que um orçamento adivinhe exatamente o que vai acontecer, mas é necessário se antecipar a possíveis acontecimentos, para isso recomendamos que a empresa não faça apenas um cenário de vendas, por exemplo, mas considere faixas como a expectativa mais e menos otimista. Dessa forma a empresa saberá quais são as alternativas caso as vendas não ocorram conforme previsto no budget
- Trabalhe ou contrate alguém com Excel avançado: Muitos sistemas ERP têm ótimas ferramentas de budget, mas a maioria deles não têm. Nesses casos, recomendamos que a empresa tenha em sua controladoria profissionais que sejam especialistas em Excel, de forma que possam desenvolver arquivos inteligentes e dinâmicos para consolidar as informações e analisá-las.
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